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Apprendre à organiser son temps

Vendredi 13 Aout 2021

Apprendre à organiser son temps

Conseils pour votre vie professionnelle et/ou votre recherche d'emploi

Le temps est un bien précieux et chaque jour comprend 24h, pas plus, pas moins ! Il est impossible de le conserver, de le ralentir ou même de l’arrêter… Benjamin Franklin disait « Aimes-tu la vie ? Alors ne gaspille pas ton temps, car c’est l’essence même de la vie ».

Dans notre vie nous avons à faire des choix, à prendre des décisions et à gérer nos priorités. Une mauvaise gestion de tous ces éléments peut avoir des conséquences désastreuses et nous amener à passer à côté de ce qui nous importe réellement. Il est donc important de distinguer l’important de l’urgent.
Et si jamais vous vous dites qu’il vous est impossible de changer, acceptez de regarder différemment et tentez le changement. La psychologue Laurence Einfalt conseille de créer une habitude. Selon elle, « une routine s’acquiert en vingt et un jours, après cela, la tâche est câblée et l’on ne se pose plus de questions. »
Dompter votre temps c’est permettre de vous soulager de la pression de votre agenda tout en prenant soin de vous et en réalisant vos objectifs. Cet équilibre et ce respect de soi empêchent la pollution mentale, le surmenage et le stress pour laisser place à une productivité personnelle salutaire.


Connaître son fonctionnement

Avant d’apprendre des techniques ou de trouver des solutions pour améliorer votre gestion du temps, il est utile de prendre conscience de votre mode de fonctionnement et de comprendre les bénéfices que vous retirez malgré tout de votre propre gestion du temps .
Identifiez quels sont vos voleurs de temps ? Quels avantages cachés tirez-vous d’une mauvaise gestion de votre temps ?

Les voleurs de temps

Combien d’entre vous disent régulièrement « je n’ai pas le temps, je n’y arrive pas ».
Avez-vous déjà pris conscience de tous ces facteurs qui viennent perturber votre emploi du temps ? Ils sont pour ainsi dire partout; dans les entreprises, dans votre quotidien et pratiquement tous sont sous notre contrôle sans que nous en prenions pleinement conscience.

Les voleurs de temps externes

Ce sont les plus visibles, ceux que vous pourrez identifier rapidement. Ils évoluent tout autour de vous et ne dépendent pas directement de vous.
Ce sont par exemple les interruptions comme les appels téléphoniques imprévus, trop longs, répétés, les réunions trop fréquentes, mal préparées ou encore interminables, les conflits mal gérés qui durent, les imprévus…
Les voleurs de temps internes
Ce sont ceux de votre propre fait comme des objectifs confus ou changeants, le perfectionnisme, le manque de planification, la procrastination, la difficulté à dire non… Les voleurs internes sont les plus délicats à repérer car ils sont enfouis au fond de vous.


Les avantages cachés d’une mauvaise gestion du temps

Quoi de plus épuisant que tous ces facteurs qui vous empêchent d’aller au bout de votre « to do list » et de tenir vos délais. Et pourtant, mal gérer votre temps n’est pas sans bénéfice. Avec un peu de perspicacité, vous comprendrez rapidement que mal gérer votre temps présente des avantages cachés, et souvent vous n’êtes pas prêt à les lâcher…

Voici quelques exemples simples qui illustrent chaque bénéfice.

  • Les bénéfices sociaux

N’avez-vous jamais constaté combien il est valorisant d’être débordé aux yeux de la société ? Avoir le sentiment d’être important, reconnu parce que vous vous sentez submergée de travail ?

  • Les bénéfices biologiques

C’est cette petite sensation qui vous donne l’impression d’exister en cas d’urgence. Tout d’un coup vous devenez efficace et inspiré face au manque de temps. Vous vous sentez dans un état d’euphorie, de performance, d’infaillibilité.

  • Les bénéfices psychologiques

Ce sentiment d’être débordé ne serait-il pas l’arbre qui cache la forêt ?
Cette expression « Je n’ai pas le temps » permet tout simplement d’éviter certaines situations ou contraintes, d’échapper à des personnes ou à des activités que vous n’avez pas envie de rencontrer ou de faire.

C’est aussi un mécanisme inconscient pour vous empêcher de vous arrêter et de vous poser des questions sur vous-même…

En résumé

Apprendre à connaître votre fonctionnement, c’est se donner les moyens de comprendre comment vous employez le temps dont vous disposez.

Une des premières démarches consiste donc à identifier et repérer les moments où vous en perdez.

  1. Prenez du recul pour une introspection et analysez votre emploi du temps pendant plusieurs jours (1 semaine) en tenant un journal de bord. Observez-vous en train d’agir. Qu’est-ce qui asphyxient anormalement votre agenda ? Sur votre journal de bord, notez scrupuleusement toutes vos activités afin d’obtenir une photographie très précise sur la gestion de votre temps.

  2. Procédez ensuite à l’analyse quantitative et qualitatives des données recueillies. Regroupez les tâches que vous avez réalisées tout au long de la semaine selon le type d'activité. Par exemple si vous êtes en recherche d'emploi, classez vos démarches dans les catégories suivantes : administratif, entretien et développement de votre réseau, recherche et suivi candidatures, gestion des mails, formations, rendez-vous professionnels, personnels...
    Calculez la durée totale que vous avez consacrée à chaque activité. Enfin, sur la base des informations obtenues, interrogez-vous sur vos tâches les plus chronophages. Certaines personnes sont-elles responsables d’une partie de votre perte de temps ? Quelle personne en particulier ? Pourquoi consacrez-vous systématiquement plus de temps pour une activité particulière ? Quel est le piège dans lequel vous avez tendance à tomber ?

  3. Classez les réponses obtenues selon qu'elles dépendent des autres ou de vous et faites ressortir les 3 voleurs de temps qui vous impactent le plus actuellement.

  4. Réagissez par la mise en place immédiate d’un plan d’action car vous allez devoir agir immédiatement sur eux.

Le bénéfice d’une meilleure organisation ?

Du temps en plus, des idées claires et surtout un esprit plus libre !
C’est aussi un gain d’énergie considérable qui vous permettra de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour vous.

 

Auteur

Sophie-Caroline Chevallier possède un double cursus en management et en coaching.
Elle a exercé en tant que directrice générale d’une filiale suisse pendant plus de 15 ans avant de se spécialiser dans l’accompagnement au changement. Elle est passionnée d’organisation.
Alors, depuis des années, elle collecte et perfectionne les techniques d’organisation les plus performantes, recueillies auprès des personnes pour qui l’organisation est indispensable.
Par ses accompagnements, elle recherche comment vous faire atteindre vos objectifs, quelles que soient les contraintes de chacun.
Elle vous accompagne, à son cabinet comme en distanciel. www.sccoaching.fr

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